http://www.mdi.ru/encycl.php?RubricID=2723
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98
" Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
Подкат>>>>>
13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи
14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма
15 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки
16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами
19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений
20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом
80 архивный документ:Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника
82 Архивный фонд Российской Федерации:Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации
93 ценность архивного документа:Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение
94 запретная дата документа:Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат
95 экспертиза ценности документов:Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев
98 выделение документов к уничтожению:Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению
111 постоянное хранение документов:Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке
112 документ постоянного хранения:Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение
113 документ временного хранения:Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению
125 научно-информационная деятельность архива:Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов
126 использование архивных документов:Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан
Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специальной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем. Цель комиссии - отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов.
Главными руководящими документами для экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначения сроков хранения документам, являются перечни документов с указанием сроков хранения. Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов.
3. Какие сроки хранения могут назначаться документам?
Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения:
- кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например 1год, 3 года или 5 лет);
- долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.);
- некоторые докумнты не хранят - они подлежат уничтожению
Вот примеры сроков хранения, назначаемых некоторым документам, в соответствии с перечнем типовых управленческих документов:
- 75 лет хранятся журналы регистрации несчастных случаев на производстве;
- для личных дел сотрудников сроки хранения назначаются так 75 л - возраст сотрудника;
- постоянно хранятся, например, документы связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты)
- гарантийные письма - 3 года
- акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет
- акты проверок кассы - 3 года и т.д.
Экспертиза ценности документов организации основывается на традиционных критериях (научно-обоснованных признаках, на основании которых определяется степень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики.
Задачами экспертизы ценности документов являются:
* определение состава документов организации, которые содержат ценную информацию и подлежат отбору и передаче в архив организации, а затем государственные архивы на постоянное хранение;
* определение временных сроков хранения документов, имеющих практическое или справочное значение на протяжении определенного периода;
* выделение к уничтожению документов организации с истекшими сроками хранения.
При проведении экспертизы ценности документов необходимо руководствоваться критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документа.
Высококвалифицированные, трудоемкие работы по формированию архива и определению ценности документов иногда являются для фирмы или организации достаточно сложными. Не у каждой компании в штате есть сотрудники, которые на должном уровне могут провести экспертизу ценности документов: внутренних, входящих, исходящих. Однако данный вид работ является необходимой составляющей дальнейшей документальной деятельности организации, ведь упорядоченность материалов и своевременная экспертиза ценности документов – очевидные показатели отлаженной работы предприятия.
Мы предоставим для вашей организации (фирмы, компании) услуги по экспертной оценке. Наши специалисты определят состав документов фирмы и произведут отбор ценных материалов в архив организации, который может храниться в дальнейшем в офисе или хранилищах фирмы, либо быть переданным на хранение в нашу компанию.
Экспертиза ценности документов позволит точно определить сроки хранения документации, которые должны будут строго выдерживаться на протяжении определенного периода. В ходе проведения экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие уничтожению из-за истекших сроков хранения либо не имеющие деловой ценности.
Наш опыт и практические знания помогут вам при помощи научно-обоснованных, объективных критериев определить ценность и важность документации вашей компании.
Проведение экспертизы ценности документов является трудоемким, кропотливым, а также одним из самых высококвалифицированных видов архивных работ.
Выделение документов к уничтожению является одним из самых высоко-квалифицированных видов архивных работ. И проводить его могут далеко не все архивисты.
Во-первых, слишком велик риск неисправимой ошибки – уничтоженные документы практически невозможно восстановить.
Во-вторых, при установлении срока хранения документа необходимо применять (соответственно, знать и уметь использовать) большое количество разнообразных нормативных документов: и Налоговый кодекс, и постановления Коллегии Главархива, и номенклатуры (если они есть) организации (а их может быть до 3 видов одновременно), и Перечни 2007, 2000 и 1988 годов и многое другое. Причем в зависимости, например, от года создания рассматриваемого документа применимы разные нормативные документы.
На срок хранения документа влияет множество причин – место и цель создания, вид деятельности обрабатываемой организации и т.д. Необходимо учитывать, что срок хранения документа определяется по его сути (содержанию), а не по названию. А в разные годы однотипные документы назывались по-разному, в некоторых организациях одни и те же документы за один период носят несколько (до восьми) наименований.
В одной и той же папке могут храниться до десятка различных (и с различными сроками хранения) видов документов и т.д., и т.п.
Архивист, проводящий отбор документов к уничтожению, помимо своей основной профессии должен разбираться в некоторых аспектах юриспруденции, бухгалтерского дела, кадрового делопроизводства. Хорошо представлять структуру, масштаб и виды деятельности обрабатываемой организации. Причем – в динамике. И обязательно иметь опыт архивных работ. Поэтому не стоит этим заниматься самим. Какие бы лекции вы ни прослушали и каким бы количеством нормативных документов ни были вооружены.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)
